Premier remplacement : les démarches administratives dans l’ordre

Avant ton premier remplacement, il te faut, dans cet ordre : le droit de remplacer (inscription à l’Ordre, ou licence de remplacement et autorisation du conseil départemental si tu es interne), un choix de régime social et fiscal, une déclaration de début d’activité à l’URSSAF, une assurance de responsabilité civile professionnelle et un contrat écrit transmis à l’Ordre. Viennent ensuite la CARMF, ta carte de professionnel de santé et une organisation simple pour suivre tes rétrocessions.

Cet article est une information générale, à jour au 20 octobre 2026 : pour ta situation, l’Ordre, l’URSSAF, la CARMF, l’administration fiscale ou un expert-comptable ont le dernier mot.

1. As-tu le droit de remplacer ?

D’après l’article R4127-65 du code de la santé publique (CSP), un médecin ne peut se faire remplacer que temporairement, par un confrère inscrit au tableau de l’Ordre ou par un étudiant qui remplit les conditions de l’article L4131-2.

Tu es thésé : il te faut ton inscription au tableau du conseil départemental de l’Ordre. Le Conseil national de l’Ordre (CNOM) te demande de présenter ton attestation d’inscription au médecin remplacé à chaque remplacement.

Tu es interne (ou docteur junior) : l’article L4131-2 du CSP exige le deuxième cycle validé et un nombre de semestres de troisième cycle fixé par décret selon ta spécialité. Deux documents distincts entrent en jeu :

• la licence de remplacement, demandée à un conseil départemental (en priorité celui de ta faculté ou de ton CHU) avec les justificatifs de tes études. D’après le CNOM, elle vaut un an, se renouvelle chaque année et ne permet de remplacer que dans la spécialité de ton DES (diplôme d’études spécialisées) ;
• l’autorisation de remplacement, demandée par le médecin remplacé à son conseil départemental, licence jointe, pour chaque remplacement : trois mois au plus, renouvelable dans les mêmes conditions (art. D4131-2).

Attention Le CNOM l’écrit en toutes lettres : la licence n’est pas une autorisation de remplacer. Chaque remplacement est autorisé par le conseil départemental du remplacé, sur une demande faite avant le début, sauf urgence. Hors des règles, tu t’exposes à des poursuites disciplinaires, voire pénales, et à un refus de remboursement des actes (commentaire du CNOM).

2. Quel régime choisir avant de te déclarer ?

Ton régime social et ton régime fiscal décident de l’endroit où tu vas te déclarer.

Côté social, tu choisis entre le RSPM (régime simplifié des professions médicales, le « service médecins remplaçants » de l’URSSAF) et le régime classique des praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés (PAMC). D’après la page de l’URSSAF mise à jour le 28 septembre 2026, le RSPM suppose d’être médecin remplaçant (étudiant compris), de faire exclusivement des remplacements, de ne pas dépasser 19 000 € d’honoraires rétrocédés par année civile et de n’avoir aucune autre activité indépendante. En 2026, l’URSSAF y applique 13,5 % aux honoraires perçus jusqu’à 19 000 €, 21,2 % au-delà, plus un forfait invalidité-décès de 158 € ou 631 € à ta première déclaration de l’année, sans régularisation ni ACRE (aide aux créateurs d’entreprise). Au régime classique, tu paies des cotisations provisionnelles, régularisées ensuite sur ton revenu réel. Le détail : RSPM : le régime simplifié des médecins remplaçants.

Côté impôts, le RSPM te rattache automatiquement au micro-BNC (bénéfices non commerciaux) : tu reportes le brut de tes rétrocessions en case 5HQ. Au régime classique, tu choisis en déclarant ton activité entre le micro-BNC (abattement forfaitaire de 34 %, au moins 305 €, seuil de 83 600 € de recettes en 2026 selon l’article 102 ter du code général des impôts) et la déclaration contrôlée, sur tes frais réels. Pour comparer : Micro-BNC ou déclaration contrôlée.

3. Comment déclarer ton début d’activité ?

D’après l’URSSAF, le remplaçant fait, avant tout remplacement, les mêmes démarches qu’un praticien qui débute, même s’il n’est pas encore thésé. Pour les praticiens, la limite est de 8 jours après le début de l’activité. L’URSSAF précise aussi qu’un praticien ne peut pas être auto-entrepreneur. Le modèle de contrat de l’Ordre demande d’ailleurs ton numéro d’immatriculation à l’URSSAF.

Si tu choisis le RSPM, tout se passe sur medecins-remplacants.urssaf.fr : tu crées ton espace et tu y déclares ton début d’activité. L’article R642-3 du code de la sécurité sociale prévoit que cette inscription vaut accomplissement des formalités de création. L’URSSAF précise que la démarche se fait alors uniquement sur ce site, pas sur le guichet unique.

Si tu choisis le régime classique, tu déclares ton activité sur le guichet unique, formalites.entreprises.gouv.fr, qui te redirige vers le site de l’INPI et transmet ta déclaration à l’URSSAF. Selon le mode opératoire de l’URSSAF, prévois ton numéro de sécurité sociale, une pièce d’identité en PDF et FranceConnect (ou un compte sur le site), puis choisis le statut « remplaçant », ton domicile comme adresse professionnelle et ton régime fiscal. Garde le PDF de la formalité.

4. As-tu ton assurance responsabilité civile professionnelle ?

C’est une obligation légale : l’article L1142-2 du CSP impose aux professionnels de santé libéraux une assurance de responsabilité civile (RCP), sous peine de sanctions disciplinaires. Tu t’assures toi-même : le CNOM rappelle que le remplaçant est seul responsable de ses fautes, et les modèles de contrat de l’Ordre, pour médecin comme pour étudiant, prévoient une assurance personnelle, à tes frais, dont tu apportes la preuve avant le début de ton activité, copie jointe au contrat de préférence.

5. Le contrat est-il signé et transmis à l’Ordre ?

Un contrat écrit est obligatoire pour un remplacement (art. R4127-91 du CSP), quelle qu’en soit la durée selon le commentaire du CNOM. Les modèles de l’Ordre (mis à jour le 10 septembre 2020) prévoient sa communication au conseil départemental avant le début du remplacement, en trois exemplaires dont un pour l’Ordre ; dans la version étudiant, le remplacé l’envoie à son conseil et toi au conseil où tu es enregistré. La loi impose de toute façon de communiquer les contrats dans le mois qui suit leur signature (art. L4113-9 du CSP).

Le remplacé doit aussi prévenir son conseil départemental à l’avance, sauf urgence, et cesser toute activité médicale pendant le remplacement (R4127-65), sauf dérogation du conseil en cas de carence de l’offre de soins.

Avant de signer, relis surtout :

• les dates, ou les jours fixes d’un remplacement régulier ;
• le taux de rétrocession : le modèle le laisse en blanc et précise seulement qu’il doit être en rapport avec les charges du cabinet ; il se négocie entre vous ;
• ce qui te revient en entier : d’après le modèle, la rémunération d’astreinte des gardes de permanence des soins que tu assures ;
• la clause de non-réinstallation : depuis le 30 juillet 2026, l’article R4127-86 du CSP permet au contrat d’en prévoir une, sans durée fixée par le texte ; pour t’installer malgré elle en concurrence directe avec le remplacé, il te faut son accord ou, à défaut, l’autorisation du conseil départemental. Les modèles de 2020 citent encore l’ancienne règle (trois mois, deux ans) : lis la clause telle qu’elle est rédigée.

6. CARMF : t’affilier ou demander une dispense ?

La CARMF (Caisse autonome de retraite des médecins de France) affilie tout médecin libéral, remplaçants et étudiants sous licence compris. La suite dépend de ton régime :

• Au RSPM, pas de déclaration à part (la CARMF peut seulement te demander de confirmer ton adhésion) : l’URSSAF lui reverse tes cotisations retraite et prévoyance, et ton affiliation prend effet au premier jour du trimestre civil de ton premier paiement (dépliant CARMF, février 2026).
• Au régime classique, tu te déclares dans le mois qui suit ton début d’activité, en ligne sur ton espace eCARMF ou par formulaire visé par le conseil départemental (visa non demandé aux étudiants sous licence). L’affiliation prend effet au premier jour du trimestre civil suivant.

À savoir Au régime classique, un remplaçant ou un étudiant sous licence peut demander une dispense d’affiliation si son revenu net d’activité indépendante est inférieur à 15 000 € (seuil indiqué par la CARMF en 2026) et s’il n’est pas assujetti à la contribution économique territoriale (CET). Elle n’est pas automatique, et la période dispensée ne compte jamais pour tes trimestres ni tes droits à la retraite.

7. Comment factures-tu au cabinet du remplacé ?

D’après l’URSSAF, un remplaçant « n’est pas conventionné en tant que tel » : il adopte le cadre conventionnel du médecin remplacé, qui lui rétrocède ensuite ses honoraires, sans intervention de l’Assurance maladie. Le modèle de contrat prévoit que tu utilises les ordonnances et feuilles de soins pré-identifiées au nom du remplacé et/ou ta propre carte, en y portant ton identification personnelle.

Pour la télétransmission, l’Assurance maladie est nette : tu ne factures pas avec la carte CPS (carte de professionnel de santé) du remplacé. Des cartes existent pour les remplaçants exclusifs et pour les médecins non thésés autorisés par l’Ordre, à demander à l’Ordre. Ta carte est nominative et te suit d’un cabinet à l’autre ; le poste du remplacé doit être configuré pour la reconnaître.

8. Comment t’organiser dès la première rétrocession ?

Un compte bancaire séparé : conseillé, pas obligatoire. D’après service-public.fr (fiche vérifiée le 28 mai 2026), le compte dédié n’est imposé qu’en cas d’activité commerciale et aux micro-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € deux années de suite. Ce n’est pas ton cas, mais un compte à part simplifie le suivi.

Un registre des recettes : obligatoire. Au micro-BNC, l’article 102 ter du CGI t’impose de tenir, et de présenter sur demande, un document qui détaille jour par jour tes recettes professionnelles : montant, date, forme du versement et identité déclarée de celui qui paie. Pour toi, ce sont surtout les rétrocessions versées par les remplacés. En déclaration contrôlée, c’est un livre-journal des recettes et des dépenses (art. 99 du CGI).

Un dossier par remplacement : contrat, autorisation éventuelle, attestation d’assurance, note de rétrocession, preuve du paiement.

docfi enregistre chaque paiement reçu à sa date et en tire un livre des recettes exportable.

9. Que faire à la fin de chaque remplacement ?

Tu établis la note de rétrocession à partir des honoraires du remplacement et des conditions du contrat, puis tu suis le paiement jusqu’au bout. La méthode est dans Calculer une rétrocession d’honoraires. Retiens que l’URSSAF applique ses taux aux honoraires perçus : c’est la date où l’argent arrive qui fixe la période à déclarer.

Exemple Tu remplaces 10 jours en juin 2026, au RSPM. Tes actes totalisent 5 000 € d’honoraires et ton contrat prévoit 70 % (chiffre pris pour l’exemple, pas une référence) : rétrocession due = 5 000 € × 70 % = 3 500 €. Le remplacé te la verse le 10 juillet 2026. Rien à déclarer pour le 2e trimestre ; les 3 500 € vont dans le 3e, à déclarer et payer au plus tard le 31 octobre 2026. Si c’est ta première déclaration de l’année : 3 500 € × 13,5 % = 472,50 €, plus le forfait invalidité-décès, soit 472,50 + 158 = 630,50 € (forfait réduit) ou 472,50 + 631 = 1 103,50 € (forfait complet).

Dans docfi, la note de rétrocession sort en PDF numéroté, chaque paiement est suivi à sa date et le montant à déclarer est calculé par période, avec un rappel avant l’échéance. La déclaration et le paiement restent à faire par toi, sur le site de l’URSSAF.

Quelle check-list garder sous la main ?